De plus en plus de sociétés font le choix éclairé de privilégier leurs dépenses et de réduire leur impact sur l’environnement. Pour cela, une question centrale se pose : que faire du papier ? Après tout, l’immense majorité des sociétés fonctionne avec le papier. Les salariés impriment des documents, ce qui leur permet de créer des dossiers et de tenir à jour les rentrées d’argent, tout en présentant des flyers et autres récapitulatifs aux clients. Même les particuliers s’y mettent, notamment grâce à des applications qui leur donnent l’occasion de tout stocker dans un disque dur ou depuis un site officiel, comme Ameli ou encore Doctolib… Vous travaillez pour une compagnie ou un bureau qui utilise « trop » de papier ? Nous vous indiquons les bénéfices de la dématérialisation.
Des solutions bien pensées pour mieux s’organiser
Aujourd’hui, tout le monde (ou presque) possède une adresse mail. Lorsque vous recevez un client, vous lui demandez souvent cette information devenue bien ancrée dans la vie de tous les jours. Le but de cette boîte est d’occuper le rôle d’un courrier, sous forme électronique. Ainsi, vous n’avez pas à imprimer quoique ce soit, puisque vous pouvez envoyer les documents nécessaires en un clic ! C’est pourquoi la dématérialisation de factures clients s’avère essentielle à la gestion responsable d’une entreprise. Des sites Web comme Gedly se sont spécialisés dans la digitalisation des documents, dont les commandes et factures. Cela vous permet donc d’améliorer le dossier client et de suivre la procédure de A à Z. De plus, l’ordinateur fonctionne à la manière d’une bibliothèque. Vous pouvez tout à fait créer des dossiers, sauvegardés sur un disque dur externe ou clef USB, afin de collecter les données et de pouvoir les exploiter au moment opportun… En fait, le traitement automatisé des factures augmente considérablement l’efficacité. De ce fait, l’image de votre société est valorisée et cela vous permet aussi de générer tout type de document comme le bon de commande. Cela fluidifie vraiment les échanges entre vos collègues, vous-même et les clients. C’est pourquoi vous courrez moins de risque de vous tromper et ainsi perdre en crédibilité, voire provoquer des situations inconvenantes…
Les bonnes raisons d’abandonner la facture matérielle
En réalité, il existe de nombreux motifs qui vous pousseront, de toute évidence, à adopter la facture dématérialisée, pratique et simple. La facturation électronique deviendra obligatoire à l’aube 2024. Une réforme pour les entreprises françaises qui va vraiment booster l’administration. En effet, le paiement sera plus rapide et la manipulation automatisée sera donc sécurisée. Ainsi, vous ne perdez plus les dossiers ni les papiers imprimés : la facturation se transforme : elle est plus claire et le suivi de chaque client est considérablement amélioré. D’ailleurs, cette option est relativement écologique, puisque la déforestation est responsable de nombreux dérèglements climatiques importants, surtout en Amazonie. C’est donc une décision éthique, qui facilite la vie de millions d’utilisateurs, qui travaillent avec des factures.
Pour les clients, c’est aussi un gain de temps, puisque tout est transmis, de façon rapide.
