La facturation digitale est une nouvelle stratégie qui vise à faciliter le classement et l’enregistrement des factures dans une entreprise. D’ailleurs, une facture dématérialisée vous procure un certain nombre d’avantages, comme un gain de temps, d’espace et d’argent. Par ailleurs, c’est une stratégie de communication digitale qui consiste à simplifier l’envoi des factures à vos clients. En tout cas, grâce à un traitement automatisé, la dématérialisation des factures vise à remplacer les factures en papier par la transformation digitale.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Par définition, la facturation digitale consiste à transformer les factures en papier en factures version numérique. De ce fait, grâce à un traitement automatisé, votre entreprise pourra mieux stocker, archiver et envoyer ses factures. D’ailleurs, une facture dématérialisée peut être conservée jusqu’à 10 ans. Il faut noter également qu’une facture dématérialisée doit toujours être signée électroniquement.
Est-ce que la dématérialisation des factures est obligatoire ?
En général, la Dématérialisation de facture simple n’est pas obligatoire. Cependant, depuis l’année 2020, la facturation digitale commence à être obligatoire, surtout pour les entreprises œuvrant dans le secteur public. Ainsi, pour qu’une facture numérique puisse être reconnue légale aux yeux du gouvernement, il faut qu’elle soit scannée et dématérialisée, en même temps. Par ailleurs, une facture dématérialisée doit répondre à trois objectifs :
- préserver une reproduction à l’identique ;
- archiver électroniquement les factures pour un contrôle interne ;
- obtenir une version PDF des factures pour plus de sécurité.
Gagner en rapidité et améliorer la productivité
Grâce à la dématérialisation des factures, votre entreprise pourra gagner plus de temps. En effet, il suffit juste de saisir, de valider et d’envoyer la facture aux clients. Ainsi, elle pourra être payée dans les plus brefs délais. D’une manière générale, cette stratégie vise à attirer plus de clients et à accroître la productivité de la société.
Améliorer la relation client
En adoptant la facturation digitale au sein d’une entreprise, les clients sauront à quel point vous êtes sérieux et professionnel. D’ailleurs, la dématérialisation des factures signifie la transparence dans les relations clients. C’est aussi un moyen pour les collaborateurs de vérifier si la facture a été envoyée et payée. En termes de traçabilité, une facture dématérialisée permet de savoir par qui est passée la facture. De même, les factures numériques sont beaucoup plus sécurisées et comportent peu d’erreurs.
Quelles sont les conditions et les outils pour numériser les factures ?
Avant tout, vous devez prendre en compte les éléments suivants :
Les conditions de numérisation
Une facture électronique doit avoir les mêmes contenus qu’une facture en papier. De ce fait, afin de garder sa valeur probante, il faut respecter :
- le contenu entier ;
- la validité ;
- l’identité des parties ;
- la certification (doit être conforme à la norme).
Les outils d’archivage
Etant donné que les factures doivent être gardées pendant au moins 10 ans, il est indispensable que vous gardiez les mêmes contenus que sur la version en papier. De même, les factures archivées doivent également avoir le même format que dans la version d’origine. Dans tous les cas, la gestion d’un document comptable dématérialisé nécessite l’utilisation d’un outil adéquat.
