Toutes les entreprises exerçant une activité professionnelle en France doivent obligatoirement posséder un document officiel qui atteste de son existence, il s’agit du K-bis. Ce document important sera obtenu après la réalisation de toutes les formalités d’immatriculation de la société concernée et doit contenir l’intégralité des informations la concernant.

En outre, il se peut que certains événements poussent l’entrepreneur à procéder à quelques modifications sur le K-bis de son entreprise après sa constitution.

Dans ce présent article, nous allons aborder tout ce qu’il faut effectuer pour que ce K-bis puisse être convenablement modifié. Nous allons notamment parler du moment adéquat pour l’effectuer, ainsi que du procédé dématérialisé à suivre pour que la modification puisse s’effectuer dans les règles en 2023.

1. Quelques éléments à savoir sur la modification du K-bis d’une entreprise en 2023

• Les cas dans lesquels la modification du K-bis est nécessaire

Comme il a déjà été susmentionné dans l’introduction, le K-bis est le document par excellence qui pourra attester de l’immatriculation d’une entreprise au RCS ou au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit donc d’un document prouvant que la société existe réellement aux yeux de la législation.

Aussi, il a été dit que le K-bis peut faire l’objet d’une modification. On parle principalement des changements intervenant en cours de vie sociale. Ainsi, les cas suivants seront toujours accompagnés de la modification du K-bis de l’entreprise :

• L’existence d’une nouvelle dénomination sociale ;

• Le changement d’objet social, de raison social ou encore la modification du capital social de la société ;

• La durée de vie de la société faisant l’objet d’un prolongement ;

• Le transfert de l’adresse de domiciliation ou du siège social ;

• L’ouverture d’une procédure collective ;

• La cessation d’activités ou la fermeture de l’entreprise concernée.

• Les cas où la modification statutaire serait obligatoire

Le principe de la modification du K-bis est simple, les statuts devront être modifiés par conséquent. C’est par exemple le cas lorsqu’on est face à une modification du capital social, ou encore dans le cas d’un changement de dénomination social ou d’un changement d’objet social.

Cependant, même si la mise à jour du K-bis est obligatoire à partir du moment où un seul de son contenu est modifié, cela n’entraîne pas nécessairement la modification des statuts. En effet, la double modification n’est pas du tout systématique (sauf dans les cas cités ci-dessus).

2. La procédure à suivre pour modifier le K-bis d’une société en 2023

• Une précision importante concernant le site infogreffe.fr

Notons de prime abord que toutes les démarches d’entreprises réalisées d’une manière dématérialisée doivent être effectuées sur le site infogreffe.fr. Cependant, depuis le 1^er janvier 2023, toutes les formalités d’entreprises seront réalisées depuis le guichet unique formalités.entreprises.gouv.fr.

Ainsi, depuis cette date, le site infogreffe.fr restera toujours à la disposition des sociétés dont l’immatriculation a été enregistrée au RCS, mais s’agissant des formalités, la totalité de celles-ci (on parle notamment de la création, de l’immatriculation, de la modification ou de la cessation d’entreprises) seront à effectuer sur le site formalités.entreprises.gouv.fr.

• Comment une modification de K-bis en ligne se réalise-t-elle sur le site du guichet unique ?

À peu près comme le site infogreffe.fr, le guichet unique fonctionne par l’intermédiaire d’un formulaire dynamique unique afin d’aider au mieux l’entrepreneur à réaliser ses démarches d’entreprises. Ce formulaire s’adapte au fur et à mesure du processus de modification en fonction des informations données par l’entrepreneur (statut juridique, identité de la société, le régime fiscal, etc.).

Ainsi, il sera utile pour la saisie des données et pour l’envoi des documents justificatifs demandés.

Nous nous intéressons ici à la déclaration concernant une modification d’entreprises (modification du K-bis). Ainsi, certains champs du formulaire seront déjà remplis à l’avance en fonction des informations transmises dans les bases de données publiques. Il convient donc de faire très attention et bien vérifier cesdites informations.

Alors, pour réaliser une modification de K-bis sur le guichet unique, le processus suivant doit être suivi :

• Se connecter sur la plateforme par l’intermédiaire d’un compte utilisateur ;

• Une fois dans l’espace utilisateur, il convient de sélectionner l’entreprise à modifier ;

• Cliquer sur la case « effectuer une formalité de modification » ;

• Accès sur un formulaire prérempli avec l’intégralité des informations déjà connues sur la société concernée ;

• Procéder à la vérification des données présentes ;

• Compléter les cases manquantes et procéder au dépôt des pièces justificatives demandées ;

• Procéder à la validation de la déclaration.

• Les étapes de modification du K-bis préalables à la démarche dématérialisée sur le guichet unique

Avant tout, il faut savoir que la démarche à réaliser varie en fonction de la nature de la modification ainsi que de la structure juridique de la société concernée. Aussi, il se peut que la modification résulte soit de la décision du gérant, soit d’une décision prise en assemblée générale par les associés.

Cependant, se conformer aux dispositions statutaires est toujours nécessaire pour qu’aucune contestation ne puisse exister.

En règle générale, la première chose à effectuer lorsqu’il est question de modifier le K-bis d’une entreprise c’est de prendre la décision de le faire, une décision prise fréquemment par le représentant légal (transfert de siège social entre autres).

Toutefois, la convocation d’une assemblée générale extraordinaire sera nécessaire pour d’autres modifications de K-bis (le quorum et la majorité fixés dans les statuts doivent toujours être respectés, et un procès-verbal doit être rédigé).

Ensuite, la seconde chose à effectuer est la publication de la décision de modification du K-bis dans un journal d’annonces légales du département où est située l’adresse de domiciliation de la société concernée. Cette étape est utile pour notifier les différents tiers de cette opération.

Des mentions obligatoires doivent également être respectées dans l’avis (forme juridique de la société, sa raison sociale, son adresse de domiciliation, le montant de son capital social, l’organe considéré comme la source de la modification et enfin la date de la modification).

• Dépôt de dossier synonyme de procédure dématérialisée sur le guichet unique

Si la procédure dématérialisée est choisie, cette dernière étape consiste à transmettre le dossier de modification au greffe du tribunal de commerce, notamment via le site du guichet unique.

Ainsi, il convient de suivre la démarche mentionnée plus haut et respecter les pièces justificatives à transmettre (la décision de modification, le formulaire M3 en cas de changement de dirigeant, un formulaire cerfa M2, une attestation de parution dans le JAL, etc.).