La domiciliation d’une entreprise est une formalité obligatoire pour les entrepreneurs en train de créer leurs sociétés ou en quête d’une adresse administrative et fiscale pour leurs sociétés déjà existantes. Actuellement, sachez que toutes les procédures relatives à cette étape sont dématérialisées, cela veut dire que tout peut s’effectuer intégralement en ligne.

En outre, rappelons qu’il existe plusieurs manières de domicilier une entreprise. Autrement dit, de multiples solutions de domiciliation peuvent se présenter aux dirigeants.

Cependant, une seule d’entre elles sort du lot et se démarque par ses différents avantages. Il s’agit notamment de la domiciliation commerciale par l’intermédiaire d’une société spécialisée en la matière.

À travers ce présent article, nous allons aborder toutes les étapes nécessaires pour domicilier rapidement une entreprise par la méthode dématérialisée en 2023. Des conseils avisés seront également à évoquer.

1. Domiciliation en ligne, par quelle solution de domiciliation cela sera-t-il possible ?

• La domiciliation commerciale comme étant la solution la plus sollicitée

Actuellement, la domiciliation commerciale apparait comme la solution de domiciliation commerciale. En effet, plutôt que de s’aventurer dans la recherche de locaux à des prix faramineux, les entrepreneurs préfèrent se lancer dans la facilité pour l’obtention d’une adresse prestigieuse à moindre coût.

Précisons également que même s’il existe différentes autres alternatives de domiciliation en France, c’est à travers la domiciliation commerciale que la démarche dématérialisée pourra bien être mise en exergue.

Effectivement, les sociétés de domiciliation possèdent toutes un site internet qui leur est propre permettant aux futurs domiciliés de souscrire à leur offre rapidement et facilement. Cela veut donc dire que le contrat de domiciliation sera signé électroniquement directement sur le site internet.

• Les atouts de la domiciliation commerciale par rapport aux autres solutions de domiciliation existantes en France

De prime abord, les autres solutions de domiciliation outre la domiciliation commerciale sont les suivantes :

• La domiciliation dans un local d’habitation où réside habituellement le représentant légal de l’entreprise ;

• La domiciliation dans un local commercial ou professionnel dédié ;

• La domiciliation par le biais d’une adhésion au sein d’une pépinière d’entreprises ;

• Et enfin la domiciliation dans un espace de coworking.

Mais par rapport à toutes ces solutions susmentionnées, la domiciliation commerciale est à part en raison des avantages qu’elle procure.

Outre la mise à disposition d’une adresse de siège social très prestigieuse, la société de domiciliation pourra également mettre en avant des services complémentaires ou additionnels qui auront pour but premier d’adoucir les tâches quotidiennes relatives à la gestion d’entreprises qui incombent à l’entrepreneur :

• Gestion de courrier avec le choix entre la réexpédition ou la numérisation ;

• Service de secrétariat administratif et général (prise de rendez-vous, remplissage d’agendas, etc.) ;

• Permanence téléphonique ou standard téléphonique par l’intermédiaire d’une redirection d’appels entrants vers un numéro prédéfini par l’entrepreneur ;

• Mise à disposition de bureaux meublés et équipés pour diverses utilités (réception d’une clientèle, tenue des réunions régulières).

2. Les conseils pour bien choisir son prestataire de domiciliation en ligne en 2023

• Être attentif sur les informations substantielles concernant la société de domiciliation

Le premier conseil pour ce genre de situation est tout d’abord de bien choisir la société de domiciliation avec laquelle travailler en comparant les offres et les tarifs, en identifiant précisément les besoins de son entreprise et surtout en vérifiant minutieusement l’agrément préfectoral détenu par le domiciliataire ou par la société de domiciliation.

Enfin, le fait de bien lire le contrat de domiciliation est également très important afin de ne pas heurter par des déconvenues et pour ne pas avoir de mauvaises surprises à l’avenir.

• Second conseil important : effectuer un comparatif de sociétés de domiciliation par le biais de différents critères

Dans ce cas, il sera judicieux de dresser un tableau comparateur en utilisant différents critères de choix. On parle notamment des services proposés, de la tarification, des adresses mises en avant ainsi que d’autres éléments non négligeables.

• Qualité des services à voir

D’abord, s’agissant de la qualité des adresses, il convient de se poser les bonnes questions. Est-il vraiment nécessaire d’avoir une adresse très prestigieuse pour la société ? Est-il également nécessaire de cibler un quartier parfaitement adapté à l’activité exercée ?

Qu’en est-il de la distance de l’adresse de siège social par rapport à la résidence personnelle du dirigeant et par rapport au lieu d’exploitation effective de l’activité ? Toutes ces questions sont importantes pour bien choisir la société de domiciliation en ligne avec laquelle travailler.

• Quid des services annexes ?

Par ailleurs, concernant les services annexes proposés, ces derniers peuvent être directement inclus dans le contrat de domiciliation ou proposés en option (facturation supplémentaire nécessaire). Ainsi, afin de bien choisir la société de domiciliation adaptée, il est opportun de bien vérifier la qualité de ces services en tenant compte de la fiabilité, de la réactivité ainsi que du professionnalisme du domiciliataire (sans oublier l’expérience et la crédibilité).

Aussi, les procédures en ligne sont généralement proposées par la majorité des sociétés de domiciliation en France, ainsi il convient de vérifier la fiabilité du site ainsi que sa fonctionnalité (se référer aux avis des utilisateurs).

• Et qu’en est-il des tarifs par rapport aux offres proposées ?

Le tarif est un autre critère très important pour bien choisir son prestataire en ligne. Il convient alors de prendre en compte du prestige de l’adresse choisie, de sa localisation géographique, de la renommée de la société de domiciliation, mais également des prestations choisies. Tous ces éléments peuvent faire varier le tarif de la domiciliation commerciale.

NB. Notons qu’un contrat de domiciliation commerciale dure généralement trois mois au minimum (tacite reconduction possible).

Cependant, de nombreux prestataires en ligne proposent des contrats plus longs. Il convient donc de bien se renseigner sur ce point et de tenir compte des différentes clauses du contrat (engagements, frais cachés, caractéristiques du local, agrément préfectoral, etc.). Il est donc à éviter de signer un contrat de domiciliation sans clause d’engagement.

3. Les étapes faciles de domiciliation en ligne en 2023

• Faire une action de rapprochement vers un prestataire de domiciliation en ligne

La première action à entreprendre est d’abord de prendre contact avec une société de domiciliation proposant des services dématérialisés. Ensuite, il convient de conclure un contrat de domiciliation qui sera le document clé pour l’obtention d’une adresse de siège social.

Dans la majorité des cas, un professionnel ou une personne travaillant au sein de la société de domiciliation expliquera en détail toutes les conditions et tous les services qui peuvent être souscrits dans l’offre de départ. Il faut par cependant bien vérifier que l’adresse choisie dispose bel et bien d’un agrément préfectoral qui sera valable pendant six ans.

• Réaliser les procédures d’une manière dématérialisée

Si la société choisie propose bel et bien les services de domiciliation en ligne, cela signifie que le processus pourrait bien être totalement digitalisé. Ainsi, il faut d’abord choisir l’adresse et par la même occasion opter pour la durée du contrat de domiciliation.

C’est après cela que les options annexes pourront être choisies. Le remplissage des renseignements concernant la future entreprise domiciliée s’imposera tout de suite après. Enfin, il suffit de signer électroniquement le contrat et de payer la somme due. En quelques minutes et après quelques clics, la domiciliation sera effective.

• Se tourner vers les formalités d’immatriculation au RCS

Grâce à l’attestation de domiciliation fournie par le domiciliataire, l’entreprise fraichement domiciliée pourra s’enregistrer au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers. Cela étant fait, le greffe du tribunal de commerce délivrera un extrait K-bis sur lequel seront inscrits tous les renseignements utiles pour permettre l’identification de la société.

Ce document permettra ainsi l’exploitation effective de l’activité professionnelle.