Pour toutes les formalités relatives à la création, à la modification ou à la cessation d’activités d’une entreprise (mais également pour les formalités liées au dépôt des comptes annuels), il convient désormais de se référer au guichet unique, et ce depuis le 1^er janvier 2023.

On parle donc de l’unique site qui remplace tous les centres de formalités des entreprises (CFE) existantes auparavant, et sa mise en place vise la simplification de toutes les démarches juridico-administratives par l’intermédiaire d’un processus intégralement dématérialisé via le site www.formalites.entreprises.gouv.fr.

Ainsi, peu importe la forme juridique et le domaine d’activité, ce guichet unique permettra de réaliser en ligne toutes les formalités d’entreprises au niveau des différents organismes publics concernés. Détaillons son fonctionnement dans ce présent article.

1. Les nouveautés apportées par la mise en place du guichet unique

• Le fonctionnement du processus antérieur (avant le 1^er janvier 2023)

Toutes les formalités d’entreprises étaient à réaliser au niveau des différents centres de formalités des entreprises, jusqu’au 31 décembre 2022.

Ainsi, lorsqu’on parle de création, de modification ou de fermeture d’une société, c’étaient les CFE qui s’en assuraient en récoltant toutes les informations des entrepreneurs sur leurs structures pour ensuite les transférer aux organismes concernés et compétents (greffes, services fiscaux, URSSAF, INSEE).

Cependant, afin de simplifier considérablement la réalisation de cesdites formalités, la loi Pacte a mis en place un site qui joue le rôle de remplaçant des six réseaux de CFE, un site qui est opérationnel depuis le 1^er janvier 2023.

Notons que le guichet unique s’est également substitué aux différents sites internet à travers lesquels toutes les formalités étaient effectuées (infogreffe.fr, lautoentrepreneur.fr, CFE-urssaf.fr, etc.).

• Le fonctionnement du présent processus en matière de formalités d’entreprises sur le guichet unique

Ce qu’il faut absolument retenir concernant le fonctionnement du guichet unique c’est que ce dernier est obligatoire pour tous les entrepreneurs souhaitant d’effectuer n’importe quelles formalités, et peu importe la forme juridique de leurs structures.

On parle notamment des formalités relatives à la création ou à l’immatriculation d’une entreprise, à l’ouverture d’un établissement par exemple, au transfert d’adresse de domiciliation (en bref, pour toutes les modifications de K-bis), et enfin à la cessation d’activités d’une société.

Lorsqu’on parle de toutes les entreprises, on fait référence à toutes les sociétés existantes en France, incluant les entrepreneurs individuels ou les micro-entrepreneurs.

NB. Cette plateforme en ligne s’adresse donc à toutes les entreprises possédant leur adresse de siège social en France, à toutes les sociétés y possédant un établissement principal ou secondaire, à toutes celles ayant une adresse en France et aux entreprises étrangères désireuses d’y exercer leur activité professionnelle.

2. L’utilisation du guichet unique pour la réalisation des formalités juridiques en 2023

• Les premiers pas à effectuer

De prime abord, le guichet unique jouera un rôle de médiateur entre les personnes qui déclarent et les organismes compétents et concernés pour le traitement des déclarations effectuées.

Ainsi, la première chose à effectuer en ce sens est de se rendre directement sur le site du guichet unique pour la réalisation de toutes les formalités demandées (www.formalites.entreprises.gouv.fr).

Par la suite, leurs demandes seront transférées aux administrations ou aux organismes publics concernés.

Afin d’avoir accès au portail du guichet unique, il convient de se constituer un compte utilisateur permettant à l’entrepreneur d’avoir une vue détaillée sur toutes les informations, les documents et les demandes concernant son entreprise et lui.

Il faut par ailleurs savoir que si l’entrepreneur possède déjà un compte e-procédures au niveau de l’INPI, il pourra directement se connecter sur le site du guichet unique en utilisant ce compte en question.

• Quel est le processus concret pour la réalisation des formalités juridiques sur le guichet unique ?

Pour l’utiliser, il convient de se référer à un formulaire dynamique unique pour que l’entrepreneur puisse être aidé dans la réalisation de ses démarches.

Ce formulaire pourra bien évidemment s’adapter à la déclaration faite au fur et à mesure que le processus avance et en fonction des informations transmises.

Il servira entre autres à saisir les données utiles pour la démarche à réaliser (la forme juridique, l’identité de la société, son organisation, son régime fiscal, etc.), mais également à communiquer les pièces justificatives demandées.

Dès que le remplissage du formulaire est terminé, ce dernier est prêt à la transmission. Après cela, il sera possible d’avoir une vue générale sur les informations et sur les divers documents qui ont été communiqués (un récapitulatif de la déclaration). En l’absence d’erreurs concernant les informations, la validation du dossier pourra être effectuée.

En outre, il est possible pour les utilisateurs d’avoir à leur disposition un tableau de bord leur permettant de suivre en temps réel l’avancée du processus. Ce tableau fonctionne par nom et par un statut utilisé pour suivre l’évolution des démarches (en cours de validation, validée, rejetée, en attente de paiement, brouillon, etc.).

NB. Concernant le coût des formalités sur le guichet unique, sachez que les démarches sont totalement gratuites. Cependant, il existe des frais à verser aux organismes publics tels que les frais de greffe, les frais de CMA ou les frais de publication d’annonces légales par exemple.

• Quid du fonctionnement du guichet unique en cas de formalités de modification ?

Afin d’effectuer une modification d’entreprises sur le guichet unique, il convient tout d’abord de se connecter sur la plateforme en utilisant le compte utilisateur préalablement créé. Ensuite, l’entrepreneur aura directement accès à son espace utilisateur. Une fois dedans, il faudra choisir l’entreprise concernée par les futurs changements.

Cela étant fait, il faut rechercher la case correspondante à « effectuer une formalité de modification » et cliquer dessus.

Par ailleurs, la spécificité de cette opération est que l’entrepreneur aura directement accès à un formulaire pré rempli avec toutes les informations que la plateforme connaît déjà concernant son entreprise. Ainsi, il faudra simplement vérifier les données déjà existantes et compléter les cases vides.

Enfin, le dépôt des documents justificatifs demandés devra être effectué. La validation de la déclaration est la dernière étape à franchir.

• Une formalité de cessation d’activités à réaliser sur le guichet unique, comment faut-il procéder ?

Pour ce type de formalité, il convient également de suivre un processus assez similaire des précédentes formalités. En effet, la cessation d’entreprises sur le guichet unique nécessite dans un premier temps de sélectionner la société concernée par la démarche.

Dans un second temps, il faudra rechercher la case correspondante à la « cessation de l’entreprise » et cliquer dessus. Cela étant effectué, la plateforme mettra en avant un formulaire dont le remplissage incombe à l’entrepreneur.

Ce dernier devra notamment mentionner toutes les informations spécifiques à cette cessation d’activités. Enfin, la déclaration ne pourra pas être validée tant que les données ne seront pas complétées.