Le suivi précis du temps de votre équipe par projet et par tâche est important, que vous facturiez vos clients à l’heure ou non. Une analyse minutieuse des données de suivi du temps peut révéler des possibilités d’éliminer les redondances, de rationaliser les tâches chronophages et de réaffecter les ressources, autant d’éléments qui pourraient vous aider à réduire vos frais généraux et à mieux servir vos clients. Si vous facturez à l’heure, des données de suivi du temps fiables garantissent que vous êtes en mesure de générer des factures précises pour vos clients.
Si vous passez d’un système de suivi du temps sur papier ou sur tableur, vous constaterez qu’Internet offre un large éventail d’applications de suivi du temps de bureau et dans le cloud parmi lesquelles choisir.
A lire aussi : Tout savoir sur l’outil de gestion de temps Kelio. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous passez en revue vos options. Vous trouverez dans cet article, l’outil de suivi du temps qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment cela fonctionne-t-il ?
En termes de fonctionnement, une appli de suivi du temps se classera généralement dans l’une des deux catégories suivantes : les systèmes basés sur des minuteurs et les feuilles de temps électroniques. Bien qu’une feuille de temps soit certainement mieux que rien, il y a quelques raisons impérieuses d’envisager un système qui capture les heures travaillées en temps réel.
Premièrement, les systèmes basés sur des minuteurs sont plus efficaces à utiliser. Plutôt que de passer 15 minutes à la fin de la journée à reconstituer leurs activités de mémoire, les membres de l’équipe suivent leur temps au fur et à mesure qu’ils travaillent.
Deuxièmement, les applications basées sur des minuteurs vous fournissent des données en temps réel. Cela signifie que vous pouvez suivre de plus près les budgets et l’état d’avancement des projets, et faire des ajustements à la volée si nécessaire. Vous constaterez également que vous êtes mieux équipé pour répondre aux questions des clients au fur et à mesure qu’elles se présentent, ce qui contribue à renforcer la confiance et la fidélité.
Votre équipe l’utilisera-t-elle ?
Même l’outil de suivi du temps le plus puissant ne peut pas faire son travail si les membres de votre équipe ne l’utilisent pas systématiquement. Pour cette raison, il est essentiel de trouver une application qui soit simple à utiliser et qui complète – plutôt que d’entrer en conflit avec, le flux de travail de vos employés. Une application basée sur le cloud qui fonctionne dans un navigateur est un bon choix, à condition que les minuteries continuent de fonctionner si la fenêtre du navigateur est fermée par inadvertance. Et parce que le temps, c’est de l’argent, assurez-vous qu’il ne faut que quelques clics pour démarrer, arrêter et passer d’un projet à l’autre.
Pour être efficace, une appli de suivi du temps doit être plus facile à utiliser que le système qu’elle remplace, alors prenez le temps dès le départ de trouver la solution la plus rapide et la plus intuitive pour votre équipe.
Avez-vous les moyens ?
Si vous avez fait des recherches sur les applis de suivi du temps, vous avez probablement constaté que certains des outils les plus populaires ont un coût prohibitif pour les petites entreprises. Mais ne vous laissez pas dissuader de faire le pas. Avec l’augmentation de la demande de solutions de suivi du temps basées sur le cloud, un certain nombre de petits développeurs d’applications ont fait leur entrée sur le marché, proposant des outils simples conçus spécifiquement pour les équipes de petite et moyenne taille. Bien qu’elles soient toujours proposées sous forme de service mensuel, ces applications sont généralement très abordables, voire gratuites dans certains cas. Si vous regardez au-delà des applis de grands noms, vous trouverez sans doute quelque chose qui s’adaptera à votre modèle d’entreprise ainsi qu’à votre budget.
Vous pouvez également économiser de l’argent en passant sur les applis qui offrent des fonctionnalités que vous n’utiliserez pas – comme la facturation ou la gestion de projet. Si vous êtes en affaires depuis un certain temps, il y a de fortes chances que vous ayez déjà ces systèmes en place. Plutôt que d’investir dans un service tout-en-un coûteux, optez plutôt pour un outil rationalisé qui s’intégrera parfaitement à vos systèmes commerciaux actuels. Plus précisément, recherchez un outil qui vous permettra d’exporter les données dont vous avez besoin pour la facturation et la paie.
En conclusion
Toutes les applications de suivi du temps ne conviennent pas forcément à toutes les petites entreprises, alors faites vos devoirs avant de faire le grand saut. Comme la plupart des applications Web offrent une période d’essai gratuite, prenez le temps d’apprendre à connaître chacune de vos options et envisagez de recruter un employé (ou plusieurs) pour les tester. Vous serez récompensé de votre diligence avec un outil qui rationalisera vos processus comptables, améliorera votre service client et vous aidera à prendre des décisions commerciales plus intelligentes et plus éclairées.
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