La gestion d’entreprise demande une connaissance approfondie dans le leadership, le management et la comptabilité. Cette dernière peut être compliquée à gérer pour certains. Heureusement, il existe des logiciels pour faciliter ce travail. Zoom sur outils.
Optimiser sa gestion comptable en gérant ses notes de frais
La note de frais est un document justificatif des dépenses d’un salarié. Elle lui permet d’obtenir un remboursement auprès de l’entreprise. Quand vous êtes à la tête d’une société ou une start-up, vous devez gérer quotidiennement ces notes. Il s’agit principalement de factures et de reçus. Il ne faut compter que les dépenses professionnelles légitimes. Il est possible que certains employés fassent des fraudes. Pour les structures qui ont plusieurs salariés, il est important de bien choisir son logiciel de notes de frais. Cet outil va vous accompagner en organisant, en collectant et en traitant les documents. Cela va représenter un gain de temps inestimable.
Gérer l’entièreté de la comptabilité sur un seul tableau de bord
Faciliter la création de journaux comptables
Pour tenir une comptabilité, il est obligatoire de créer un journal comptable. Il est composé des écritures d’achat, des opérations, de vente et de caisse. Le logiciel de comptabilité permet de centraliser ces différents éléments. La numérisation est un atout pour une meilleure gestion comptable. Le but est d’avoir un journal fiable avec des informations précises. Le programme prend en charge les paiements, la TVA et l’opération de clôture. Si vous êtes en relation avec un expert-comptable, vous pouvez lui communiquer facilement ces données. Cela facilitera la relation et accélèrera le travail.
Simplifier la facturation
La facturation est une partie essentielle dans la comptabilité de votre entreprise. Le logiciel de comptabilité permet de gérer en même temps les factures en centralisant les informations. Chaque client est catégorisé pour avoir son propre dossier numérique. Vous pouvez y mettre le nom, l’adresse ou d’autres informations complémentaires telles que le taux de TVA applicable, les conditions tarifaires et le moyen de paiement. L’outil vous aide à créer une facture selon les normes en vigueur avec les mentions obligatoires.
Éditer l’état comptable
L’état comptable regroupe principalement les grands livres généraux et auxiliaires. Il comprend aussi le compte, le bilan de résultats provisoires ainsi que les balances auxiliaires et généraux. Ces documents permettent de déterminer la situation financière de votre entreprise, c’est-à-dire votre trésorerie et votre endettement. Le logiciel vous offre une vision globale et un récapitulatif de vos flux d’argent. Avec l’aide de l’outil de compatibilité, vous gérez quotidiennement et plus facilement vos dépenses.
Les autres fonctionnalités
Sur votre logiciel, vous avez la possibilité d’importer et d’exporter vos données. Vous pouvez intégrer vos écritures comptables pour assurer l’envoi des documents à l’expert-comptable. Il permet d’effectuer la défiscalisation fiscale, ainsi que les déclarations de TVA et de charges sociales. En analysant vos comptes sur le tableau de bord, vous êtes à même de relancer les clients en cas d’impayés. Il y a également une fonctionnalité pour assurer la relance automatique. L’analyse est effectuée régulièrement, de ce fait, vous évitez les erreurs humaines. Vous ne risquez pas d’avoir des doublons, ce qui aide à obtenir des résultats transparents.
Choisir son logiciel selon quelques critères
Pour optimiser sa gestion comptable avec un logiciel de comptabilité, il est important de choisir un outil fiable et compétitif. Ainsi, vous devez le sélectionner selon les critères suivants :
- le prix : il est plus judicieux de choisir un outil à un bon prix avec les fonctionnalités de base ;
- l’adaptabilité : si vous utilisez plusieurs logiciels pour la gestion de votre entreprise, il est préférable que votre software de comptabilité soit compatible avec les autres logiciels. Cela vous évitera de perdre du temps dans l’importation des données ;
- la sécurité : les informations écrites dans le tableau de bord sont des données confidentielles. Vous devez trouver un logiciel sécurisé pour empêcher les cyberattaques.
