La gestion des notes de frais est une tâche primordiale au sein d’une entreprise. Un meilleur traitement assure une organisation irréprochable et un gain de temps énorme pour les équipes administratives et financières. Toutefois, comment bien gérer ses notes de frais ? Pour vous aider, voici 5 astuces pour assurer une excellente gestion au sein de votre nouvelle entreprise.
1-Notes de frais : mettre en place une politique de dépenses
Le premier élément à mettre en avant pour mieux traiter les notes de frais consiste à mettre en place une politique de dépenses claire et précise. Pour optimiser la gestion de ces notes, l’étude des dépenses actuelles est indispensable afin de définir la politique des frais. Le ciblage des problématiques souvent rencontrées par les entreprises du marché est également de mise. On peut citer la perte des notes de frais ou encore le grand nombre de documents à traiter en simultanée. De ce fait, une entreprise a la possibilité d’avoir recours à un outil pour bien gérer ses notes de frais, pour :
- choisir un plafond selon le type de dépenses : déplacements, logements ou autres ;
- définir un délai pour les justificatifs ;
- lister chaque information à fournir par les collaborateurs.
2-Opter pour un bon mode de remboursement
L’instauration d’une politique précise des dépenses revient à opter pour un mode de remboursement en adéquation avec les besoins de l’entreprise. L’entreprise a dans le cas deux possibilités.
Un remboursement intégral
Les collaborateurs sont dans l’obligation de fournir les documents justificatifs pour permettre un remboursement intégral des montants qui ont été engagés par l’entreprise concernée.
Un remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire consiste à allouer une somme à un salarié. Ce dernier reste en charge de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n’est pas dans l’obligation de fournir des pièces justificatives en plus.
3-Dématérialiser les notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est une solution idéale qui permet de faciliter les traitements de notes de frais. Cette solution assure une bonne traçabilité des données, une excellente lisibilité des informations, mais aussi une possibilité de conservation à longue durée. Les salariés de l’entreprise peuvent numériser leurs justificatifs pour ensuite venir les stocker dans le logiciel ou l’application utilisée. Certains logiciels proposent une fonctionnalité de scan intégré prévu pour cet effet. La gestion dématérialisée des notes de frais est bénéfique à la fois pour l’entreprise et pour les collaborateurs concernés.
4-Automatiser le suivi des dépenses
Un traitement des notes au fur et à mesure est un moyen efficace pour améliorer l’organisation d’une entreprise. Le service administratif et financier bénéficie d’un gain de temps dans les processus. Les outils avancés peuvent aider les salariés à directement enregistrer toutes leurs dépenses. Les équipes en charge de la gestion des notes n’auront plus qu’à faire un suivi en temps réel. Des logiciels sophistiqués sur le marché donnent la possibilité de fournir le kilométrage effectué lors de déplacements pour les transcrire en frais de déplacements.
5-Utiliser des moyens de paiements adaptés
Pour rendre plus simple et plus pratique le processus de gestion des notes de frais, l’entreprise peut parfaitement proposer un moyen de paiement spécifique. L’attribution d’une carte de paiement est une solution qui permet de déduire directement les frais depuis le compte de l’entreprise. Pour éviter les dépenses astronomiques, intégrez des plafonds de dépenses sur les cartes de paiement proposées. Le plafond doit être défini conformément à la politique de dépenses établie en amont. Les cartes de crédit virtuelles sont de nos jours utilisées par diverses entreprises, dans nombreux secteurs d’activité, pour optimiser les notes de frais des collaborateurs. Les cartes virtuelles disposent d’un budget prédéfini.
