Depuis le 1er janvier 2023, pour la création ou pour toutes les modifications d’une entreprise, les entrepreneurs se doivent de passer par le guichet unique pour la réalisation des formalités légales obligatoires.
La création de ce guichet unique a pour objectif de simplifier la réalisation des formalités pour la création, modification ou fermeture d’une entreprise.
En effet, le guichet unique est une solution intéressante par rapport à la réalisation des formalités obligatoires. Cependant, le guichet unique a aussi ses limites.
Dans cet article, on vous présentera les diverses alternatives par rapport aux limites du guichet unique. Mais avant cela, il est important de connaitre le fonctionnement général du guichet unique.
Généralité sur le guichet unique
Tout d’abord, il faut savoir que pour accéder au guichet unique, il faut aller sur le site procedures.inpi.fr (portail e-procédures). Ensuite, il faut entrer son identifiant (adresse mail) puis son mot de passe si l’entrepreneur a déjà un compte sinon il doit créer un compte.
Les indications pour créer son compte personnel figurent directement sur le site.
Les personnes autorisées pour réaliser les formalités sur le site sont les dirigeants d’entreprises, c’est-à-dire les dirigeants de sociétés ou les travailleurs indépendants ainsi que les micro-entrepreneurs.
Par ailleurs, il est possible pour un salarié de réaliser les formalités sur le site si ce dernier dispose d’une délégation de pouvoir.
D’ailleurs, un mandataire a aussi la possibilité de réaliser les formalités légales obligatoires pour la création d’une entreprise dès que ce dernier dispose d’un contrat de mandat.
À noter : pour un mandataire ainsi que pour le salarié, une copie du contrat de mandat ou de l’acte de délégation doit être transmise avec le dossier de création ou de modification au moment de la réalisation de la formalité sur guichet unique.
En ce qui concerne les formalités réalisables sur le guichet unique, un entrepreneur peut créer sa structure sur le site, c’est-à-dire immatriculé une entreprise ou procédé à la déclaration du début d’activité.
Ensuite, il est possible de procéder à la modification de son entreprise ce qui permet de mettre à jour les informations concernant l’entreprise ou la société suite au changement d’activité, changement d’adresse, changement de dénomination sociale ou encore par rapport la réduction ou à l’augmentation du capital social, etc.
Par ailleurs, il est aussi possible de procéder à la déclaration de cessation d’activité sur guichet unique. Enfin, le dépôt des comptes annuels ou toutes autres pièces annexées au registre du commerce est des sociétés (RCS) peut se faire de manière dématérialisée sur le guichet unique.
Le fonctionnement du site du guichet unique
Pour la première connexion de l’entrepreneur au site du guichet unique, il doit créer un compte utilisateur. Après la création du compte (c’est un compte personnel), le déclarant aura accès à l’ensemble des formalités réalisables sur le site.
Ensuite, le déclarant doit remplir ou compléter les lignes concernant les informations sur la formalité qu’il veut réaliser (immatriculation d’entreprise, cessation d’activité ou modification d’entreprise) et il doit aussi joindre sur le site de manière dématérialisée les pièces obligatoires par rapport à la formalité à réaliser.
Pour faciliter et améliorer la compréhension des champs à compléter par le déclarant, ce dernier peut avoir accès à des vidéos tutorielles, des bulles d’aides ou encore il peut appeler directement sur le numéro client INPI pour avoir une aide tout au long de la saisie de la formalité à réaliser.
Une fois les champs obligatoires complétés pour la réalisation de la formalité, le déclarant aura une synthèse sur la formalité, c’est-à-dire un récapitulatif de la formalité, l’autorité compétente en charge de la formalité ainsi que le numéro de liasse. Par ailleurs, pour valider la formalité, le déclarant doit signer électroniquement la formalité.
Enfin, après la validation de la formalité, l’INSEE, les services sociaux et fiscaux, le greffe du tribunal de commerce ainsi que les chambres consulaires, etc. traiteront les informations transmises par le déclarant pour la validation ou pour le rejet de la demande.
Ces organismes peuvent aussi demander des informations complémentaires au déclarant avant de valider la formalité.
Les limites du guichet unique
La plus importante limite du guichet unique concerne l’absence de conseil. En effet, le site est seulement dédié à la réalisation des formalités c’est-à-dire à la constitution ou au dépôt de dossier de création d’entreprise, à la fermeture ou à la modification d’entreprise.
Certes, le déclarant peut utiliser les vidéos ou les bulles d’aides ou appeler au numéro client pour avoir des conseils concernant la réalisation de la formalité sur le site mais non des conseils par rapport à la constitution du projet de l’entrepreneur.
En effet, le guichet unique ne peut pas fournir des conseils à l’entrepreneur concernant le choix de la forme juridique d’entreprise la mieux adaptée à son activité, un conseil par rapport au choix du régime fiscal de l’entreprise, par exemple. De plus, ce n’est pas tous les entrepreneurs qui disposent des compétences et connaissances nécessaires relatives à la création d’une entreprise.
Face à cette absence de conseil de la part du guichet unique, l’entrepreneur a la possibilité de travailler avec un professionnel tel qu’un avocat par rapport à la rédaction des statuts, à un expert-comptable pour choisir la forme juridique de l’entreprise ou encore à un prestataire en ligne qui travaille souvent avec des professionnels qui peuvent conseiller l’entrepreneur sur le choix du statut juridique ou du régime fiscal de la structure.
En outre, le guichet unique ne dispose pas des services annexes permettant aux déclarants d’obtenir les différents documents obligatoires pour la réalisation de la formalité. En effet, il n’est pas possible pour le déclarant de passer commande pour la publication d’un avis de constitution ou d’un avis de transfert de siège sur le site, par exemple.
L’alternative à cette limite se concrétise au niveau des prestataires qui proposent les services de création d’entreprises ou des services de modifications. Ces prestataires, comme ce qui a été évoqué, peuvent prendre en charge la réalisation des démarches obligatoires (obtention de toutes les pièces justificatives) jusqu’à la réalisation de la déclaration de l’entreprise auprès du guichet unique.
En résumé, le guichet unique est juste un outil nécessaire à l’immatriculation, la modification ou la cessation d’activité d’une entreprise. Par contre, le guichet unique ne fournit pas les conseils qu’un entrepreneur peut avoir auprès d’un professionnel ou d’un prestataire par rapport à la création de son entreprise.
