Le montage et la réalisation d’un projet demandent de la rigueur et surtout des plans stratégiques. Certains directeurs de projet réussissent à tenir les échéances en terminant à temps les tâches à la date butoir du planning. D’autres chefs de projets ont, en revanche, du mal à respecter les échéances, faute de technique dans le suivi des projets. Pour vous aider dans l’avancement de votre activité, tout en ayant une marge libre dans la gestion du temps, optez pour le rétroplanning. De quelle méthode s’agit-il ? Comment l’utiliser ? Quels sont ses avantages ?
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Planning et rétroplanning sont des termes souvent utilisés, se rapportant à l’organisation et au déroulement des projets. Le planning est un outil organisationnel pour piloter un projet du début jusqu’à la fin. Un rétroplanning constitue entre autres un planning inversé ou encore les diagrammes de Gantt inversés, commençant à partir de la date de livraison. Cette technique reprend donc les jalons et les livrables en fonction du deadline fixé. Si la méthode à appliquer reste la même, le résultat se différencie souvent lors de sa mise en pratique.
Quand faut-il utiliser un rétroplanning ?
La technique du rétroplanning est particulièrement mise en application pour des projets ou évènements dont l’échéance est prévue. En principe, son usage est spécifié pour la gestion de projet à la date butoir non négociable de type évènementiel, par exemple. Pour avoir un aperçu du niveau de réussite d’un projet, cette méthode trouve toute son importance.
Voici essentiellement les cas auxquels le rétroplanning s’applique :
Pour le lancement d’un produit ou service
Pour les entreprises souhaitant faciliter la gestion, des tâches pour le lancement régulier de produit peuvent profiter de cette technique. Le rétroplanning vous permettra de déterminer le moment idéal pour promouvoir vos produits et services.
Pour les évènementiels
Pour assurer le déroulement du projet évènementiel comme le mariage, les conférences et les séminaires, il suffit d’appliquer le rétroplanning.
Pour des projets complexes
La conception d’un bâtiment ou d’autres ouvrages plus imposants comme le pont sollicitent l’usage du rétroplanning. En procédant ainsi, il devient plus facile de planifier votre projet, en ayant une vision d’ensemble du chemin critique. Aussi, cette méthode fait progresser l’avancement des tâches, car l’équipe devant intervenir est fixée à l’avance à un moment déterminé.
Quels sont les avantages et les inconvénients du rétroplanning ?
Contrairement au planning, cette méthode inversée est efficace face aux projets ayant des deadlines bien définis. Le directeur de projet peut tout de même l’adapter à des évènements ou activité ayant une date butoir encore floue. Retrouvez donc ci-après le lot davantage de cette technique organisationnelle :
Pour assurer le respect du délai de livraison
Il est bien connu des entrepreneurs et des chefs de projets que la réussite d’un projet repose sur sa planification. Cet outil permet donc de piloter l’activité et les différentes tâches, tout en tenant compte de son délai de livraison, cela en vue de respecter entièrement le délai imparti.
Pour garantir une planification selon les normes du projet
La gestion de ressources financières et humaines repose spécialement sur les techniques et moyens déployés à cet effet. Cela permet de déterminer l’action à réaliser au moment opportun.
Pour choisir les dates de livraisons intermédiaires
Selon le déroulement du projet, certains clients peuvent exiger des dates de livrables intermédiaires. Ces délais sont, en principe, destinés à démontrer les fonctionnalités d’un produit à partir d’une démonstration. Via le rétroplanning, vous aurez une idée exacte de la date idéale pour réaliser la livraison.
Pour définir le début et répartir les tâches
Si la date de début vous semble encore floue ou pas encore définie, cette technique vous aidera à préciser la date idéale pour commencer votre projet. Le rétroplanning permet, en effet, de prendre une marge de manœuvre en se référant à l’échéancier du projet.
Exemple rétroplanning : comment créer un rétroplanning ?
Sur la construction de l’échéancier repose son efficacité. Si vous souhaitez bâtir votre rétroplanning en bonne et due forme, tenez en compte les étapes suivantes :
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1re étape : réunir les contenus du projet à planifier.
Dans cette première étape, prenez d’abord soin de lister toutes les tâches à réaliser pour mener le projet à son terme. Pour ce faire, n’hésitez pas à partir des objectifs initiaux, puis à les répartir en sous-objectifs. Ces sous-parties pourront, de leur côté, contenir de multiples tâches idéalement identifiables à partir de code ou de lettre.
Une fois les tâches définies, il est important d’estimer leur durée de réalisation sur une période hebdomadaire, mensuelle ou journalière. Ensuite, n’oubliez pas d’ordonnancer les tâches par ordre chronologique, en repérant leurs interdépendances.
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2e étape : bâtir le rétroplanning
Au début du rétroplanning, définissez en premier lieu la date de livraison et les deux étapes précédentes. De cette façon, vous pouvez réunir les moyens et les méthodes vous garantissant plus d’efficacité.
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3e étape : sélectionner les meilleurs outils
Vous pouvez désormais utiliser un logiciel de gestion de projet pour établir le planning du projet. Un logiciel de planification intègre les différentes tâches, leur durée de réalisation et les dépendances. Pour ce faire, certains outils pour gérer un projet calculent automatiquement la date de commencement du projet en se référant à la date de livraison.
Mise en situation
Pour planifier et organiser un projet, il est important d’utiliser des outils adaptés à nos besoins. Il existe plusieurs outils pour créer un retroplanning. Vous pouvez utiliser le tableau Excel, des planificateurs comme Trello ou MS-Project ou tout simplement des logiciels de gestion de projet.
Outre l’outil qu’on utilise sa construction et son contenu sont plus qu’importants et détermineront la réussite du projet.
Comme indiqué au-dessus, il faut commencer par établir ses objectifs pour donner une ligne directrice au projet, ainsi qu’une fin. C’est aussi important de définir les acteurs proches ou éloignés du projet et de distribuer le rôle de chacun. Cela aidera à la planification d’un agenda fiable et réaliste
Ensuite il faut établir une liste des tâches à faire. En fonction de la date de fin du projet, vous pouvez établir une liste chronologique. Vous pouvez ensuite détailler chaque tâche, leur importance et ainsi y voir plus clair sur votre timeline. Il est important de faire une bonne estimation de la durée de chaque tâche car cela terminera le bon avancement du projet. Il faut aussi prendre en compte les potentiels imprévus. Il faut garder du temps pour des erreurs, des contre temps et tous les imprévus qui peuvent survenir lors d’un projet.
Faire un retroplanning pour sa vie personnelle
Vous pouvez très bien utiliser un retroplanning pour vos projets personnels. Cela permet de mieux s’organiser, de planifier et de ne pas être surpris.e le jour de l’événement. C’est notamment le cas pour la planification d’un mariage. Il n’est pas rare que les préparatifs commencent plus d’un an avant la date du mariage. Les mariés font alors un retroplanning de toutes les tâches à faire et les reparties auprès de leurs proches.
Pour conclure, le retroplanning d’avoir une idée précise de l’avancement d’un projet professionnel ou personnel. Sa réalisation doit se faire intelligemment mais permettra de mettre toutes les chances de votre côté pour la réalisation d’un projet.
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