Aujourd’hui, les entreprises doivent adapter leur activité avec l’évolution de la technologie actuelle. Beaucoup de chefs d’entreprise décident alors de mettre en place des bureaux virtuels au sein de leur organisation pour développer leur activité. Un bureau virtuel offre d’énormes avantages sur plusieurs plans. Nous allons les détailler dans l’article suivant.

Bureau virtuel : D’où ça vient ?

Un bureau virtuel est un bureau ne disposant pas d’infrastructures physiques. Le e-bureau permet de directement travailler en ligne par l’intermédiaire d’un Dashboard. Les bureaux virtuels peuvent aussi être appelés : Virtual desktop Infrastructure (VDI) ou Desktop as a Service (Daas).

L’hébergement du bureau se fait par une technique de virtualisation informatique, à partir d’un cloud ou serveur externe de données. C’est un programme spécifique visant à organiser et aménager l’espace de travail en entreprise. 

Un bureau virtuel est généralement constitué par :

• Un service cloud ;
• Une messagerie interne ;
• Un carnet d’adresses ;
• Une grande liste de tâches et un agenda.

Les avantages du bureau virtuel

Le principe de fonctionnement d’un bureau virtuel est assez simple. La solution informatique nécessite des matériels et logiciels spécifiques. L’environnement de travail virtuel offre des avantages indéniables pour les utilisateurs :

Une solution sur-mesure selon les besoins

Le bureau à distance est créé en fonction du potentiel de croissance de chaque entreprise. Les outils à intégrer sont personnalisables selon les demandes. Les droits d’accès aux fichiers varient selon les collaborateurs. Chacun est libre de gérer ses données et d’accomplir ses tâches.

Un poste de travail accessible à tout moment

A la maison, au bureau ou en déplacement, chaque collaborateur en entreprise est en mesure d’accéder à son bureau virtuel. Etant sur un serveur distant, le bureau reste accessible 24H/24 et 7J/7.

Une excellente flexibilité

D’une souplesse et d’une flexibilité exceptionnelles, le bureau virtuel offre une meilleure optimisation de la mobilité de tous les utilisateurs concernés. La gestion du planning devient plus fluide et plus simple. Bien que les travailleurs ne soient pas présents dans les locaux, l’avancement et le suivi des tâches peuvent se faire facilement à distance et sans contraintes. La communication et la coordination du travail sont ainsi plus efficaces. La performance des travailleurs augmente, avec des données accessibles à tout moment.

Une compatibilité avec tous les appareils

Les bureaux virtuels sont compatibles avec tous les appareils, plus précisément les supports informatiques et les systèmes d’exploitation. C’est un atout considérable pour les salariés indépendants sur le plan matériel. En cas de problèmes rencontrés sur un ordinateur, par exemple, l’utilisateur peut changer de poste et travailler, sans impacter sa productivité.

Une optimisation des coûts

Sur le plan pratique, utiliser un bureau virtuel est moins coûteux qu’acheter de nouveaux ordinateurs pour une entreprise. Toutes les données des utilisateurs sont intégrées sur un même cloud. Plus besoin d’investir un budget important dans l’achat d’appareils ultra-performants. Le coût du matériel au sein de l’organisation est alors optimisé.

Pourquoi le bureau virtuel est prisé en entreprise ?

Les entreprises actuelles commencent à opter pour cette solution digitalisée pour les avantages évoqués précédemment. L’utilisation du service virtuel permet aux entreprises de :

Disposer d’une adresse professionnelle prestigieuse

L’utilisation de bureaux virtuels donne la possibilité à l’entreprise de positionner son adresse physique dans des sites importants. Une adresse de prestige est un atout pour la crédibilité et l’image de marque de l’enseigne.

Un dirigeant d’entreprise doit opter pour une adresse adaptée à son secteur d’activité pour booster sa visibilité sur le marché.

Travailler à distance

L’utilisation d’un poste de travail virtuel permet aux employés de travailler à distance, avec une plus grande flexibilité et une meilleure autonomie. Les pertes de temps lors des trajets sont réduites, voire mêmes éliminées, offrant alors un bon équilibre entre vie privée et professionnelle. Cette méthode de travail révolutionnaire peut attirer de nouveaux talents, sans restriction géographique. 

Développer son activité

L’utilisation du numérique et du digital est un facteur clé de développement pour les entreprises actuelles. Pour ceux qui veulent tester un nouvel emplacement sans s’engager, les bureaux virtuels peuvent servir. Il suffit de créer une adresse postale en fonction des clients cibles. Les frais d’étude de marché seront ainsi moins importants, avec la phase de test virtuel. C’est un outil idéal pour une implantation à l’international.

Le bureau virtuel est-il sécurisé ?

La productivité d’une entreprise est conditionnée par la sécurité et la fiabilité de son système et de son réseau informatique. Les fournisseurs de services proposent aux entreprises, des bureaux virtuels avec une sécurisation des données.

Malgré une panne de la machine, les données sont récupérables avec un système de sécurisation et de sauvegarde ultraperformant. Un pare-feu et un antivirus sont intégrés dans le système, permettant à tous les professionnels de travailler sereinement.