Un ERP est un logiciel structurant pour un TPE ou PME. Cet outil transversal doit répondre à tous les besoins de l’entreprise tout au long de son processus de production. Ainsi, un projet ERP ne se résume pas à un simple projet informatique. Il s’agit d’un projet d’entreprise qui implique plusieurs acteurs, de la direction générale aux collaborateurs. Pour garantir sa réussite, il est capital d’établir un cahier des charges. Ce document exhaustif exprime en détail les besoins de la structure.
Cahier de charge ERP : de quoi s’agit-il ?
Une entreprise rédige un cahier des charges ERP dans le cadre du développement d’un projet. Ce document révèle les actions indispensables à son accomplissement. Pour le client, c’est l’occasion d’exposer le fonctionnement de son process et de définir des objectifs précis. Chez le prestataire, ce dossier lui permet avant tout de proposer une solution adaptée aux besoins. En effet, les informations fournies ont pour but d’apporter plus de clarification à la situation. Il est important de noter que le cahier des charges peut aussi être rédigé dans le cadre d’un projet en interne. Le document se présente généralement en deux formats :
- un format technique qui est rédigé au moment de la validation du projet. Dans ce cas, il énumère l’ensemble des contraintes techniques ;
- un format fonctionnel qui est utilisé pour structurer le projet. Il s’appuie sur la norme NF EN 16271.
Quels sont les éléments qui doivent figurer dans un cahier des charges ERP ?
La rédaction d’un cahier des charges ERP représente une étape indispensable dans le choix d’un logiciel. C’est pourquoi vous avez besoin d’être le plus précis et le plus complet possible. Ce document doit contenir le maximum d’informations sur votre entreprise.
Description de la structure
Une présentation détaillée de votre organisme ou de votre association est nécessaire. Cela permet au prestataire de mieux comprendre les enjeux dans votre secteur d’activité et les problématiques existantes. L’ajout du volume des commandes ou du nombre de clients peut aussi aider l’intégrateur dans ses missions.
Le processus
Ici, vous décrivez les processus utilisés dans votre structure en les classant par ordre d’importance. Pour cela, une consultation des collaborateurs concernés est indispensable pour mieux cerner leur besoin.
Les besoins
Un cahier des charges doit faire état des besoins, des problématiques de tous les services et les départements de votre entreprise. Cela donne la possibilité au prestataire de proposer une solution adaptée à tous.
Les contraintes
Vous livrez toutes les caractéristiques spécifiques de votre système d’information qui pourront être une contrainte lors de l’utilisation de l’ERP.
Le projet
Enfin, le dernier élément qui doit figurer dans le cahier des charges est le planning et les modalités de déploiement de l’outil. En effet, vous pouvez donner des échéances. Par ailleurs, il faut également penser aux éventuels besoins de maintenance ou d’assistance après la phase de lancement.
Les conseils pour rédiger efficacement un cahier des charges ERP
Pour réussir la rédaction de ce document, il est important de connaitre les bonnes pratiques suivantes :
- la longueur : un cahier des charges ne doit pas dépasser 20 pages. Au-delà, ce sera trop long. En dessous, il risque d’être trop court ;
- la clarté des exigences : il doit mentionner de manière claire et limpide la liste de vos besoins. Un document trop flou risque de réduire le taux de réponse ;
- prioriser les besoins : vous devez établir une liste des priorités afin de délimiter le périmètre d’intervention et la portée du logiciel ERP ;
- faire appel à un consultant : il est facile pour vous d’identifier les besoins et les objectifs de votre entreprise. Par contre, retranscrire ces informations en version écrite ne figure pas dans vos compétences. Dans ce cas, il vaut mieux laisser cette tâche à un prestataire.
