Si vous êtes propriétaire d’une entreprise et que vous employez des personnes, vous comprenez à quel point la gestion des salaires est cruciale. La gestion de la paie comporte de nombreux aspects, de la gestion des salaires et des primes à l’assurance que vos employés sont payés à temps, tout en veillant à respecter les lois. En raison de contraintes budgétaires, les petites et moyennes entreprises doivent relever le défi supplémentaire de gérer elles-mêmes la paie, contrairement aux grandes entreprises plus établies qui disposent d’un service de paie désigné pour les aider dans cette tâche.
Nos conseils pour une bonne gestion de la paie
Dans cet article, nous examinons trois conseils pour vous aider à gérer avec succès la paie pour votre entreprise. Et si vous souhaitez aller plus loin dans ce domaine, nous vous conseillons l’externalisation de la paie !
1. Conservez des dossiers précis sur les employés
Cela peut sembler évident, mais il est primordial de s’assurer que vous disposez des informations personnelles correctes pour chaque employé. Si l’une de ces informations change (par exemple, une promotion, une augmentation de salaire après une révision de la rémunération) ou n’est pas saisie correctement lors de l’intégration de l’employé, cela peut entraîner des problèmes juridiques. C’est à vous de conserver les dossiers de vos employés pendant toute la durée de leur emploi chez vous. Certains détails, comme la date de naissance et le numéro d’assurance santé, sont peu susceptibles de changer. Mais les employés déménagent, se marient (et changent parfois de nom en conséquence), mettent à jour leurs bénéficiaires, changent de banque et prennent des congés de maladie ou d’invalidité. Certaines entreprises enregistrent également les cotisations de retraite. Tous ces éléments doivent être rapprochés et tenus à jour.
2. Automatisez votre processus de paye
La gestion manuelle de la paie peut être difficile, prendre beaucoup de temps et être sujette à des erreurs. Une solution abordable pour les PME consiste à automatiser leur processus de paie en achetant un logiciel de paie. Heureusement, il existe une grande variété de solutions rentables sur le marché, y compris des logiciels de paie en ligne payables au mois. Parmi les facteurs à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de paie pour votre entreprise, citons la taille de votre société, le niveau d’assistance technique dont vous avez besoin, le fait que votre personnel soit payé à l’heure, salarié ou à la commission, et les caractéristiques non négociables. Par exemple, vous voudrez un système personnalisable si vous payez des primes, des commissions ou des heures supplémentaires. Par contre, si votre paie est prévisible, vous désirerez un logiciel qui offre des règles et un calendrier automatisés. Parmi les autres caractéristiques à prendre en compte, citons : la possibilité d’inscrire automatiquement les employés à un régime de retraite, l’intégration avec d’autres systèmes tels que les logiciels de comptabilité, des rapports personnalisables, l’accessibilité sur plusieurs appareils, un portail libre-service pour les employés (qui délègue les tâches de routine aux employés, comme la soumission de leurs feuilles de temps et de leurs dépenses eux-mêmes) et des bulletins de paie générés automatiquement.
3. Soyez transparent sur les processus de paye
Vos employés apprécient la transparence. Ils veulent savoir quand ils seront payés, quand soumettre les feuilles de temps et ce qu’impliquent les politiques de paie de l’entreprise. L’avantage de la mise en œuvre d’un logiciel de paie basé sur le cloud est que la plupart d’entre eux disposent d’un calendrier de paye. Non seulement ce calendrier indique aux employés quand ils seront payés et quand les feuilles de temps sont dues, mais il aide également votre service de paie à planifier les tâches de gestion de la paie.
